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构建上下贯通实时动态支撑决策管服一体的行政事业单位财务信息化
[添加时间]2017-12-28 17:36 [来源]未知]

  在新一轮信息化背景下,会计信息化将面临着发展的第三次浪潮,即在经历了核算信息化和管理信息化之后,会计信息化将全面迎来标准化、智能化和知识化的时代,将驶入一个全新的阶段。[1]“会计机器人”,“会计工厂”的出现,标志着第三次浪潮已经到来。随着《政府会计制度—基本准则》的颁布,行政事业单位财务会计实行权责发生制,对企业财务信息化在行政事业单位中应用提供了制度保障。同时,随着绩效预算改革和行政事业单位内部控制建设的不断深入,财务信息化已逐渐成为政府和事业单位财务管理工作中的迫切需求和必备手段。因此,根据新的管理需要,运用新的技术手段,按照纵向贯通,横向互联,数据共享,决策支持,风险控制,服务高效的目标,推进财务信息化建设蔚然成风。本文从农业部财务信息化现状和需求出发,对行政事业单位财务信息化路径的实现提出了思考和建议。

  (一)财务信息化是新形势下财务管理的必要手段。财务管理的科学化、规范化,离不开财务信息化的支撑。通过财务信息化,一是可以有效解决上下级之间,单位内部之间信息不对称问题,实现财务管理“实时动态,有效监控”的效果,真正摸清情况,支撑管理决策。二是能够固化内部控制,将单位的各项内部控制制度变为信息系统中刚性、留痕的工作流程,实现单位内部控制机制科学严谨。三是能够应用移动互联等现代信息技术手段,优化和简化报销手续,节约人力资源,提供优质便捷的财务服务。

  (二)财务信息化是绩效预算管理和权责发生制核算的必备支撑条件。随着绩效预算改革的深入,单纯的财务信息已经无法满足绩效预算的需要,还需要收集产出指标、效益指标等散落在其他业务系统或者外部机构的数据信息。绩效预算所需数据的高效汇集与分析,只有通过财务信息化才能完成。权责发生制的核算基础引入行政事业单位后,必然需要借助财务信息化这一手段来实现固定资产折旧等各种费用的科学分摊,成本费用的合理归集和分配。

  目前,各级政府、各部委、各单位之间财务信息化水平差别较大。海南省通过大集中模式将所有预算单位均纳入同一平台,进行预算管理与预算执行完整生命周期的全过程控制。浙江省的财政信息化已经升级到了“数字浙江”战略,以数据为核心,向跨部门、跨层级、智能化、可视化升级。国家林业局、国家民航总局等多个部委也构建了大集中模式的财务管理一体化平台。另外,国家民航总局还开展了基于XBRL(可扩展语言)标准的财务信息化试点。

  从农业部具体情况来看,部一级已经构建了直通二级预算单位的集中会计核算平台,同时在2017年9月试点上线农业部财务管理信息平台,初步搭建覆盖所有预算单位的财务信息化管理框架,全面整合了自行开发的国库集中支付、预算执行管理系统。部属各单位的信息化发展不平衡,部分单位的财务信息化还停留在阶段,仅用于代替手工记账;部分单位从自身需求出发,以定制开发模式开展财务信息化实践,例如中国水科院本级,中国农科院环发所、烟草所、环保所、质标所等,这些单位已经上线了以预制单和融合审批流程为核心的财务管理信息化系统。目前,中国农科院信息所正在建设以移动互联、云端部署为特点,以财务收支数据流为基础,融合所有管理业务流程的综合一体化管理信息平台。

  目前,包括财务信息化在内的行政事业单位信息化建设存在的突出问题是“碎片化”、“孤岛化”。造成这一现象的深层次原因是站位点低,缺乏顶层设计,将信息化定位于替代手工的“工具”,仅将业务管理通过信息化方式进行直接翻译和移植,而不是从信息化管理的角度,对业务流程进行再造,关联业务没有拟合,通用数据没有共享。

  具体到财务信息化实践,主要存在“重核算、轻管理”的观念[2],认为财务部门仅是核算部门,未将财务管理纳入单位战略管理的重要方面;同时,财务部门还停留在财务会计的层面,主要用于对外提供报告,缺乏管理会计的理念,忽视财务及相关数据信息在管理决策中的作用,缺少内部控制、数据分析、智能预警等支撑服务,重视不够,投入不足。

  信息化的核心作用之一是数据信息的采集、加工和传递,随着经济社会的发展,组织规模的扩大,管理层级的增加,管理要求的增多,财务收支及管理信息的繁杂度和规模显著增加,行政事业单位在采集和传递财务数据信息面临着越来越多的问题。一是采集真实信息的难度逐渐增大。目前,财务部门的信息采集大多依托于原始凭证后附的各类票据信息,信息量有限,很多信息还无法进入核算系统;二是信息经过人工加工时出现衰减和失真。目前,对于行政事业单位,数据信息的采集主要依托报表填报层层汇总方式实现。这种通过人工从核算软件中摘取数据,填制报表的模式,往往会因会计人员素质和理解偏差,出现错误,多级传导后信息容易失真;三是信息传递效率低。目前,很多管理信息化只是将纸质报表变为了电子报表,只能解决数据本级自动加总,仍然需要各级基层部门人工填制,数据报送周期长,时效差。四是信息范围已经不能满足现有管理需求。随着绩效管理、内部控制等新的管理要求的出现,财务收支信息需要和大量的管理或业务活动中的其他数据信息进行关联才能满足管理要求,这些信息都是目前单纯的财务系统无法收集的。

  根据行政事业单位财务信息化现状,综合考虑资金投入,实现难度等实际情况,建议以财务数据流为基础,应用移动互联技术,按照数据共享、流程拟合的理念和内部控制要求,对所有涉及财务收支的业务流程进行信息化再造,顶层设计,统一标准,逐步实施,最终构建纵向贯通,横向串联,移动互联、实时动态,决策支持,服务高效的新一代财务管理支撑平台。

  1.设计上要加强统筹规划,统一协调、逐步实施。目前,以大集中模式构建各单位直接互联互通的大型财务管理一体化平台的成本过于高昂,实施难度较大。在整体规划上,统一结构和标准,以构建基础数据仓库和数据分析决策支持系统为核心,在确保上下之间数据信息互联互通的基础上逐步实施。

  2.实施形式上以单位版为基础,在部分单位较多,且具备条件的二级单位搭建云结构的信息化管理平台。单位级管理平台定位为支撑单位内部管理。部(院)级管理系统定位于数据汇集分析与管理决策支持。部(院)级系统与单位系统均为独立部署,不搭建专网,部(院)级系统可以通过定时定向数据收割模式,在VPN加密基础上利用互联网直接搜集各单位系统基础数据,从而实现各单位数据的上下贯通。

  3.应用效果上由于数据信息上下贯通,可以彻底解决上下级之间的信息不对称难题,从而“消灭报表”。一是报表“生成”而非“填报”。各类统计报表直接从本地基础数据仓库中直接生成,而不是传统的通过下级单位层层人工填报。从根本上解决层层人工填报报表时由于工作人员理解或者操作失误造成的信息失真。二是最终实现对各类数据的实时动态分析。

  1.统一数据采集入口。目前,由于各类系统之间条块分割,碎片化,孤岛化,财务管理相关数据采集入口多,系统之间数据不能共享,造成了数据重复统计,即增加了基层工作人员工作量,又无法统一数据口径,甚至不同系统间同一口径数据经常出现不一致的情况。通过在财务管理信息平台中给不同的业务部门均开放数据录入功能,统一数据入口,同一数据只按照同一口径采集一次,采集完成后直接进入基础数据库,在各业务模块享共用。

  2.扩大数据收集范围。随着绩效预算改革和内部控制建设的深入,以及权责发生制核算的客观需要,财务部门不但需要搜集会计核算信息和资产信息,还迫切需要搜集部门预算外的项目信息、人事信息、单位重大事项决策论证信息、业务活动情况与结果产出信息等必要的外部数据。因此,财务信息化不能停留在核算层面和财务人员内部,必须将其拓展到那些与财务收支相关的业务活动上,例如:项目管理、人事管理、成果管理等,从而实现所有相关数据的统一采集,共享使用。由于财务收支涉及一个单位大部分的业务活动,因此,以单位信息化管理平台为核心拓展到其他业务活动是必然选择。

  3.强化决策数据支撑。功能拓展后,在部(院)级的中心数据库中,不但汇集了各单位预决算数据、实时动态的会计核算数据和资产数据,还将进一步汇集各类业务活动数据、效益产出数据等经济活动相关数据全面收集,逐级汇集到后,将会为各类决策提供更加丰富的基础数据,对摸准底数,科学决策意义重大。

  基础数据仓库汇集了所有单位的各类数据,可以通过数据挖掘等技术,对基础数据仓库的各种数据进行度、多层次的深度分析和可视化展现,反映真实信息,真正摸清底数,科学辅助决策。

  做好财务信息化,应当在梳理资金流和相关业务流的基础上,将业务管理和财务管理相结合,利用内部控制建设,对单位各业务流程进行再造拟合,形成顺向支撑、左右互联、有效制衡、逆向真实反馈、制度刚性、有效监督的科学流程体系,构建指标流、资金流、业务流有机结合,闭环运行的财务支撑一体化系统。

  1.根据数据流梳理业务流,将相应功能延展到对应业务管理部门。根据财务收支数据流,在财务信息管理平台内增加数据流涉及的项目立项、人员档案与审批权限、经济合同签订、绩效产出、会议培训出国计划等业务管理功能,并由相应的业务归口管理部门负责数据录入以及操作。这样一来,一是可以确保各种相关业务数据的真实准确,二是可以明确管理权责,实现相互支撑。

  2.按照信息化理念整合简化业务流。按照流程整合、数据与流程节点共享的理念,减少不必要的重复审批。一是流程整合,简化审批。例如经济合同签订审核、合同公章使用、首笔合同支出付款的审批流程大部分单位均相同或有重复。此时,可以在管理系统内通用一张审核表单,系统内一次审批,自动推送至各相关管理部门。相比传统线下单个事项单独审批,可以大幅简化审批流程。二是数据共享,实时联动。例如人员发生职级变动或岗位调整时,人事部门修改人员信息后,信息变化将自动联动至相关业务功能,其住宿费控制标准、基本工资标准、在审批流程中的对应上下级全部同时变更,实现了不同部门间信息的即时传递,大幅提高了工作效率。

  3.将内部控制、预算控制前置到支出行为决策环节。传统管理模式下,支出行为事前决策与支出事后财务审核相分离的内部控制理念无法体现,不相容岗位在实际工作上经常有混淆。通过财务信息化,可以通过设定系统审批流程,使经济合同审核、预算合规性审核等支出行为事前决策成为无法跳过的既定程序,可以通过人员功能配置彻底固化不相容岗位分离。

  [1]南:“新一轮信息化浪潮下会计信息化:使命、挑战、展望—第十一届全国会计信息化年会综述”,《会计研究》



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